Украинские политики в один голос твердят, что повторное введение жесткого карантина невозможно. Вместе с тем вероятность еще одного локдауна остается, а это значит, что нас всех снова ждет удаленная работа. Заранее подготовиться к этому не помешает.
Инструменты из приведенного ниже списка помогут любой команде работать слаженно и эффективно и успешно справляться с поставленными задачами хоть в офисе, хоть из дома. Многие из них дублируют и совмещают функции друг друга. Выбор определяется типом поставленной задачи и вкусовыми предпочтениями пользователей.
Удаленный доступ к компьютеру
TeamViewer, Microsoft Remote Desktop, Apple Remote Desktop
Пригодится в случае, если документы хранятся на офисном десктопе. TeamViewer здесь — абсолютный фаворит. Его необходимо настраивать перед эвакуацией с рабочего места и лучше это сделать заранее. Сервис позволяет получить доступ к файлам на удаленном компьютере, проводить сеансы видеосвязи и веб-конференции.
Альтернативные варианты: Microsoft Remote Desktop и Apple Remote Desktop.
Документооборот
Deals, Megapolis Doc.Net, Paperless
Системы электронного документооборота позволяют дистанционно создавать, согласовывать, подписывать и передавать документы. Внедрение системы внутреннего документооборота, такой как Megapolis Doc.Net, следует начать заблаговременно, не дожидаясь начала очередного локдауна. Что касается решения для документооборота с контрагентами, такой как Deals, то зарегистрироваться в ней
можно когда угодно и откуда угодно. Все приведенные выше системы — это веб-ориентированные решения, они работают через браузер и подключиться к ним можно в любое время с любого устройства. Иногда даже бесплатно.
Мгновенная коммуникация с командой
Slack, Microsoft Teams, Telegram
Технически, Slack — мессенджер для быстрого обмена сообщениями в команде. С его помощью можно создавать группы, обмениваться личными сообщениями, сортировать задачи по степени важности, теме и так далее. Его можно синхронизировать с другими приложениями для командной работы. Альтернативный вариант — Microsoft Teams, интегрированный в MS Office 365. Впрочем, некоторым командам хватает одного или нескольких каналов в Telegram.
Видеоконференции
Zoom, Google Meet, Skype
Наиболее популярный инструмент — Zoom. Он позволяет устраивать видеоконференции с участием десятков участников (до 500 с отдельным плагином). Для больших команд и длительных трансляций придется покупать платную Pro-версию. Более предпочтительный вариант — Google Meet, ограничений по времени там пока нет: учитывая то, что ситуация в мире не особо улучшилась, Google продлил льготный период до марта 2021 года. Skype можно установить бесплатно, кроме того, он входит в пакет MS Office 365 Premium. Еще один интересный вариант —
Engageli. Это новый проект соосновательницы Coursera Дафны Коллер. Он предназначен, скорее, для обучения, но встроенный инструмент мониторинга вовлеченности участников в процесс может быть полезен во время совещаний.
Программы для управления проектами
Trello, Asana, Monday.com, Jira
Программ для управления проектами огромное количество и предназначены они для разных видов деятельности. Это — инструменты управления командой, которые позволяют создавать, панировать и делегировать задачи. Базовые версии многих из них бесплатны, но за дополнительные функции (увеличение числа участников, увеличение пространства в облаке и прочее) придется доплачивать. В них можно контролировать ход выполнения проектов, ставить задачи группам и отдельным людям, делиться ссылками и так далее. Если судить о популярности приложения по количеству подписчиков в соцсетях, то абсолютный чемпион в этой категории — Trello: более 168 000 подписчиков в Twitter. Есть и украинские решения для управления проектами, такие, как WorkSection — украиноязычный интерфейс, круглосуточная поддержка в чате, канбан-доска и диаграмма Ганта.
Управление паролями
1Password, LastPass Enterprise
Если в компании еще нет централизованного менеджера паролей, сейчас самое время его завести. Эти решения позволят создавать пароли и управлять ими. Вместо того чтобы рассылать пароли всем, кто в них нуждается, подобные программы позволяют создать портал единой регистрации для всех сотрудников. Вы сможете управлять доступом членов команды к учетным записям и повысить безопасность процессов.
Симуляторы офиса
PukkaTeam
Подобный инструмент визуальной связи пригодятся тем из сотрудников, которые испытывают тоску, дискомфорт и отсутствие мотивации, сидя в одиночестве на карантине. Это — интегрированные с камерой компьютера программы, которые выводят на экран изображения всех участников проекта, обновляя снимки с заданной периодичностью. PukkaTeam и им подобные могут показаться странными приложениями, но они скорее не о деловом общении, а о создании иллюзии присутствия людей, с которыми вы привыкли проводить целые дни в офисе.
Контроль времени
EveryTimeZone, Harvest, Toggl Track
Если судьба или коронавирус разбросает вашу команду по всему земному шару, будет трудно отследить, с кем можно поговорить, а кто уже (или еще) спит. Программы контроля времени помогут решить эту проблему, показывая, в каких часовых поясах находятся ваши коллеги, и разницу во времени между ними. Если же в компании удаленные сотрудники получают почасовую оплату, пригодится приложение Harvest — самый простой инструмент для контроля часов работы и создания расписания. Кроме того, Harvest может создавать аналитические отчеты о прибыльности вашего бизнеса.
Подведение итогов
iDoneThis
Приложение позволяет вам документировать ежедневные достижения всех членов команды и отправлять итоговую сводку на почту. Помогает держать всех сотрудников в тонусе и в курсе того, что уже было сделано вчера, и что нужно сделать сегодня.