Щорічно у світі оцифровується близько 2 мільярдів сторінок документів. Таку оцінку можу припустити виходячи з досвіду роботи Reisswolf на цьому ринку. Близько 70% західних компаній давно позбавили свої офіси від паперових складів, де шукати документи можна вічно.
Українські компанії теж з великим ентузіазмом ставляться до ідеї безпаперового офісу, але не завжди в змозі реалізувати її в повному обсязі через давно сформовані процеси і правові норми. Відповідно, обсяги їх архівів продовжують зростати. Хоча, як ми бачимо, в останні роки на рівні держави стимулюються темпи розвитку електронного документообігу, вводяться зміни в вигляді електронних трудових книжок або онлайн-реєстрацій новонароджених.
Зручність і безпека
Є два основні чинники, які можуть переконати бізнеси передати документи на позаофісне зберігання, а не накопичувати гори паперу в складах. По-перше, це повна безпека, по-друге — зручність користування.
На етапі, коли документи приймаються до архівного сховища, вони складаються в спеціальний архівний короб, якому присвоюється унікальний штрих-код, підв'язуються мета-дані. В результаті співробітники компанії можуть бачити онлайн всі документи в даному коробі та отримують можливість набагато швидше знайти потрібний файл. Короби всередині архіву знаходяться не в хаотичному порядку, як зазвичай це відбувається на складі. В архівному сховищі цей внутрішній процес зі зберігання більш стандартизований. У будь-який момент можна відстежити і знайти точне місце розташування того чи іншого короба і документа. Тобто, це виключає втрату документів і стрес, пов'язаний з їх пошуком в офісі.
Також короб отримує постійну адресу, яку може ідентифікувати всередині архіву тільки обмежене коло співробітників архіву. Це повністю виключає можливість того, що хтось сторонній отримає несанкціонований доступ до даних. Та й в сам архів доступ має дуже обмежене коло осіб. Також співробітник, що входить до архіву, зобов'язаний залишати телефони та інші електронні пристрої за його межами, щоб виключає можливість фото- і відеофіксації будь-яких документів.
Усередині ведеться відеоспостереження 24/7, і ми точно бачимо, хто і коли мав доступ до архіву. Вся оцифрована та проіндексована інформація надходить на сервери, які фізично знаходяться на території країн Євросоюзу, що одночасно вирішує питання відповідності принципам GDPR. Таким чином, можливість доступу сторонніми особами як до фізичної, так і до цифрової версії інформації повністю виключається.
Є ще один фактор, який для українських компаній може бути вирішальним при прийнятті рішень. Навіть якщо раптом в компанію прийдуть з позаплановою перевіркою, доступ до документів буде обмежений. Це дуже важливо в ситуаціях, коли бізнесу загрожує рейдерське захоплення. Фактично — це порятунок для бізнесу.
Ціна питання
Що стосується фінансового питання, тут також є суттєві переваги архівного зберігання. За наших оцінками, як мінімум 10-15% офісного приміщення компанії відводять під ведення і зберігання внутрішнього документообігу. Плюс до цього, якщо керівництво вирішує перевести даний вид діяльності на аутсорсинг, це також позбавляє його від потреби тримати у себе в штаті архіваріуса, який відповідає за весь внутрішній процес документообігу. Економія очевидна — менше площа приміщення, мінус заробітна плата спеціальному співробітнику.
Для прикладу візьмемо стандартний київський офіс площею в 60 кв. м і вартістю оренди $20 за кв. м в місяць. На 10 кв. м, відведених під зберігання документів, компанія може економити $200 в місяць. Послуги архіваріуса обходяться приблизно в 8-10 тис. грн. Таким чином, економія навіть за найскромнішими оцінками складе близько $500 в місяць.
Замість цього компанія може зберігати 100 стандартних папок у 20 коробах в архіві. Вартість абонплати за один такий короб складе близько 20 грн. Тобто в місяць на архівне зберігання компанія витратить близько 400 грн. Різниця відчутна.
А як же компаніям працювати з документами, особливо з тими, які терміново потрібні? Якщо співробітник компанії хоче попрацювати зі своїми документами на місці, щоб не везти їх в офіс, він може приїхати в архів і йому нададуть потрібні документи. Працювати з ними він зможе в спеціальному приміщенні.
Також існує трирівнева система доставки документів в офіс. Залежно від того, як швидко клієнт хоче отримати свої документи, він може замовити доставку паперових версій своїх документів за будь-якою адресою в Києві й отримати їх протягом 4-24 годин.
Повертаючись до трендів, сьогодні на прикладі європейських компаній ми бачимо курс на мінімізацію витрат. Там розуміють, що таким чином в майбутньому можна економити великі гроші на роздутому штаті персоналу і на оренді офісних приміщень. Тому компанії приймають для себе рішення передати документи в руки тих, хто займається цим професійно.
В Україні, попри те, що сьогодні тільки 10% компаній користуються послугами архівного зберігання, ми також бачимо цей швидко зростаючий тренд. Причому такий сервіс актуальний як для невеликих ФОПів, так і для великих компаній. І ми віримо, що часи позбавлення від складів з завалами паперу настануть дуже скоро. Адже документи — не зимова гума, навіщо зберігати їх на складах?